Depuis plus de deux décennies, ECOOR est au service des entreprises pour l’agencement d’Open Space au meilleur prix. En tant que contractant général, nous réalisons les plans et les travaux, puis nous vous proposons le mobilier qui correspond à vos besoins.
Aménagement de votre Open Space : quels enjeux ?
La création d’un Open Space demande des compétences spécifiques et une organisation rigoureuse pour répondre aux caractéristiques particulières de ce modèle de bureau. C’est pourquoi il est recommandé de faire appel à un professionnel comme ECOOR.
Aménager un Open Space nécessite une étude préalable approfondie. L’objet est de concevoir des espaces sécurisés et performants qui prennent en compte :
- la sécurité incendie ;
- l’accessibilité pour les employés en situation de handicap ;
- la prévention des risques physiques et psychologiques ;
- l’ergonomie des postes de travail ;
- l’optimisation de l’éclairage ;
- la réduction du bruit (par l’installation de panneaux acoustiques par exemple).
C’est dans cet optique qu’ECOOR entreprend le Space Planning de votre projet d’espace ouvert avec une solution d’aménagement de bureau respectueuse des normes et répondant à vos besoins.
Agencement de votre Open Space : les avantages
Même s’il perd du terrain ces dernières années au profit de nouvelles formes d’organisation du travail comme le Flex Office ou le télétravail, l’Open Space est encore très répandu en France. Selon une étude de la fondation Jean Jaurès de 2021, un salarié sur cinq travaille dans un espace ouvert.
Il faut dire qu’il dispose de nombreux avantages :
- c’est une source d’économie pour l’entreprise grâce à l’optimisation de l’utilisation de l’espace qui permet, à son tour, d’en gagner ;
- la disparition des murs améliore la communication entre les services, ce qui permet d’accroître la productivité et la cohésion au sein des équipes ;
- sa flexibilité lui permet de s’adapter aux besoins et au contexte, qu’il soit économique ou sanitaire.
À l’instar des autres pièces de l’entreprise, un Open Space reflète l’image de l’entreprise. D’où la nécessité de travailler avec un professionnel comme ECOOR pour un aménagement ergonomique qui met l’accent sur la qualité de vie au travail de vos collaboratrices et collaborateurs.
Problématiques posées par l’Open Space
L’agencement de l’Open Space doit être pensé en amont pour éviter certains problèmes. Tout d’abord, l’ouverture des bureaux entraîne inexorablement une hausse du niveau de bruit ce qui peut être une source de gêne pour les salariés. Il est donc impératif de prévoir des solutions comme l’installation de panneaux acoustiques.
Autre inconvénient de l’absence de murs : le manque d’intimité. La personne travaillant en Open Space peut avoir le sentiment d’être surveillé et donc de ne pas être à l’aise. Cette problématique n’est pas à minimiser car elle peut impacter négativement à terme la santé des salariés et les performances de votre entreprise. C’est justement la mission d’un expert comme ECOOR que de proposer un aménagement d’OpenSpace source de qualité de vie au travail.
Réussir le projet d’aménagement de votre Open Space
En effet, nous sommes en capacité de proposer du Space Planning, synonyme d’optimisation des espaces au profit à la fois de l’entreprise et des salariés. L’équipe d’ECOOR recourt aux modélisations 3D pour concevoir des bureaux. C’est un outil puissant pour contrôler la conformité aux normes de sécurité, d’accessibilité ou encore de qualité de l’air. Il permet également de tester plusieurs configurations afin de vous proposer la meilleure optimisation possible.
Les modélisations 3D sont aussi un moyen de faire du Macro Zoning et du Micro Zoning. Le premier a pour objet d’organiser les différents espaces de travail d’une entreprise en fonction de leur utilisation propre. Le second va plus loin dans le détail et s’intéresse à l’aménagement de zones spécifiques de l’Open Space. C’est par ce biais que l’on peut proposer, par exemple, des espaces de détente équipés de tables, de fauteuils, de canapés ou encore de baby-foots.
Quel agencement ergonomique pour votre bureau en Open Space ?
Afin de proposer le meilleur environnement possible aux employés travaillant en Open Space, nous préconisons le suivi de la norme Afnor X35-102 qui recommande des surfaces minimales à adopter pour le bien-être des salariés. Ainsi, il est conseillé d’allouer une surface de 11 m² par personne pour un bureau collectif. Pour les travailleurs en situation de handicap, cette surface monte à 13-14 mètres carré. Dans le cadre d’un environnement bruyant, il faut 15 mètres carré. Au maximum, le nombre de salariés doit être de 10.
Pour des raisons acoustiques, il est recommandé d’éviter les bureaux tout en longueur. Selon la superficie des bureaux, l’Institut National de Recherche et de Sécurité (INRS)a émis des recommandations précises en la matière. Si votre bureau a une superficie inférieure ou égale à 25 m², la longueur doit être 2 fois inférieure à la largeur. Si elle est supérieure à 25 m², la longueur doit alors être inférieur à 3 fois la largeur.
De même, des normes doivent être respectées pour assurer la libre circulation des salariés au sein du bureau. Il convient de prévoir une largeur minimale de 0,80 mètre pour une personne ; 1,50 mètre pour deux personnes. Il faut s’assurer que les postes de travail ne soient pas situés à proximité de lieux bruyants comme un ascenseur, des équipements ou des toilettes.
Comment réduire le bruit en Open Space ?
Réduire les nuisances sonores dans un Open Space est une priorité pour améliorer l’efficacité de votre organisation.
II en va aussi de la santé de vos salariés, le bruit étant source de fatigue.
Afin de réduire ce dernier, il est opportun de travailler sur le revêtement du sol : bruit de pas, chute d’objet ou encore grincement de parquet peuvent être une source de nuisance sonore. La moquette est le revêtement le plus efficace pour absorber le bruit. Selon sa densité, elle peut atténuer le bruit provenant du sol entre 20 et 40 décibels. À l’inverse, le PVC n’offre que 5 décibels de réduction de bruit.
De même, un expert de l’aménagement de bureau peut vous aider à choisir les meilleurs matériaux pour vos murs afin de diminuer le volume sonore de votre Open Space, comme le bruit des conversations, des équipements informatiques ou encore les sonneries des téléphones. Cela passe notamment par l’installation de cloisons ou de panneaux acoustiques selon votre budget et vos besoins.
Pour être efficace, les panneaux écrans latéraux doivent être situés à une hauteur de 140 cm.
Pour éviter d’encombrer les murs, il est même possible d’utiliser des cloisons acoustiques mobiles ou de mettre en place des cabines acoustiques.
Il convient de noter que le plafond peut aussi être mobilisé pour réduire le bruit de fond dans un Open Space. Comme pour les murs, il est possible de mettre des panneaux acoustiques.
En-dehors des accessoires, l’aménagement même de l’espace est déterminant pour diminuer le volume sonore. Vous pouvez jouer sur la segmentation en dédiant des espaces distincts selon les besoins de l’entreprise et des salariés. Il peut être envisageable de séparer vos équipes selon leur niveau sonore. Si les commerciaux peuvent être très bruyants en passant des appels téléphoniques, le service marketing peut avoir besoin d’une salle de réunion au calme pour « brainstormer » sur la prochaine campagne de communication. D’ailleurs, pour passer des coups de fil en toute tranquillité, il existe l’option des Phone Box.
Faites le choix de postes de travail ergonomique pour votre Open Space
Par définition, l’ergonomie est l’adaptation de l’activité à la personne. Un accessoire (comme une chaise) ne peut pas être considérée comme ergonomique par défaut. Son ergonomie prend en compte différents facteurs comme la morphologie, les habitudes de travail et la nature des missions.
Pourquoi l’ergonomie est importante ? Car elle a un impact sur la santé, et plus précisément sur le développement des troubles musculosquelettiques (TMS) tels que les tendinites ou les douleurs dorsales et lombaires.
Pour corriger cela, il convient d’examiner les questions suivantes lors de l’aménagement des postes de travail en Open Space :
- l’ajustement de la chaise doit s’adapter au corps. Le haut de l’assise doit être aligné avec le bas des genoux pour un positionnement correct des jambes. Il faut préférer une chaise avec un support lombaire réglable ou naturel pour prévenir les douleurs au dos ;
- le bureau doit être ergonomique avec un ajustement de la hauteur et de la distance de l’écran pour limiter la fatigue oculaire et les torsions du cou. C’est un bureau réglable en hauteur et en largeur. L’idéal serait d’installer un bureau assis-debout qui permet à la fois de régler la hauteur du plateau en fonction de la taille de la personne, d’alterner les positions assis et debout et d’éviter les postures statiques trop longues.
Quel choix de mobilier pour votre Open Space ?
Les bureaux
Pour favoriser une atmosphère agréable dans un Openspace, il est crucial de garantir un espace de travail confortable, plaçant le bien-être des employés au cœur des préoccupations de l’entreprise. Le choix du mobilier doit ainsi répondre à des critères de confort et d’intimité.
S’agissant du choix du bureau, vous pouvez opter pour un bureau d’angle. En plus d’offrir un espace plus intime, il permet une organisation flexible de l’espace. Il crée une atmosphère personnelle propice à la concentration, tout en conservant la dynamique collaborative de l’open-space.
Vous pouvez également envisager un bureau bench. De grande taille, il encourage la collaboration en regroupant plusieurs collaborateurs autour d’une même table. Le bureau bench favorise l’échange d’idées et renforce la cohésion d’équipe, tout en optimisant l’utilisation de l’espace, ce qui peut être particulièrement avantageux dans des locaux de taille limitée.
Les fauteuils et sièges de bureau
Concernant les fauteuils et sièges de bureau, l’ergonomie est la clé pour le bien-être des employés. Optez pour des fauteuils réglables en hauteur, avec un dossier inclinable et des accoudoirs adaptables, garantit un soutien optimal. Un fauteuil équipé d’un mécanisme synchrone accompagne naturellement les mouvements du corps assure ainsi un confort durable.
Le mobilier de rangement
Aménager un Open Space implique de poser la question du rangement. À ce titre, les caissons de rangement s’avèrent être des solutions pratiques. Ils ajoutent de l’ordre à l’espace de travail. Les caissons à glissière offrent une accessibilité facile, contribuant ainsi à une organisation efficace. N’oubliez pas d’offrir à chaque employé un espace de rangement à proximité. Cela favorise l’organisation personnelle et contribue à maintenir un espace de travail propre et dégagé, réduisant ainsi le stress lié au désordre.
Le support d'ordinateur
Avez-vous pensé au support d’ordinateur ? Souvent négligé, ce support contribue à maintenir une posture de travail saine. Choisissez un modèle réglable en hauteur et en profondeur pour permettre aux employés d’ajuster leur écran à leur convenance, favorisant ainsi le confort et la productivité.
L'éclairage
Autre élément déterminant dans l’aménagement de votre openspace : l’éclairage. Vous devez installer une lampe de bureau sur chaque table de vos employés. Les lampes de bureau individuelles permettent à chaque collaboratrice et collaborateur de régler la luminosité selon ses besoins, créant ainsi un environnement de travail adapté.
Le paravent
Toujours sur l’aspect visuel, le paravent offre une solution pour modérer les distractions visuelles et sonores, préservant ainsi un équilibre entre l’intimité et la collaboration au sein de l’open-space. Les cloisons en plexiglas sont une solution simple et efficace pour garantir une séparation visuelle entre les bureaux, créant ainsi des espaces délimités sans compromettre la luminosité naturelle de l’open-space.
En définitive, ECOOR est votre partenaire pour l’agencement de votre Open Space à Montpellier, Paris, Lyon, Nantes et dans le reste de la France.